Przełom roku to w wielu organizacjach okres ustalania harmonogramu wypoczynku czyli planu urlopów. Jeśli taki plan powstanie, daty z niego wynikające wiążą pracodawcę i pracownika. Przepisy przewidują jednakże sytuacje, w których może on ulec modyfikacji.
Tworzenie planu urlopów
Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy, udzielanie urlopów wypoczynkowych powinno opierać się na przyjętym planie. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły. Pracodawca jest zwolniony z obowiązku tworzenia planu urlopów, jeśli:
- W zakładzie nie funkcjonują związki zawodowe.
- Działająca organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie od planowania.
W sytuacji braku oficjalnego planu, terminy wypoczynku są ustalane indywidualnie w drodze porozumienia między przełożonym a podwładnym.
Wewnętrzne regulacje i procedury
Niezależnie od tego, czy w firmie funkcjonuje roczny plan urlopów, szczegółowe zasady ich udzielania powinny zostać doprecyzowane w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy). Kluczowe elementy, które warto określić, to:
- ścieżka obiegu wniosków urlopowych,
- sposób akceptacji urlopu przez przełożonego,
- wzór dokumentu (wniosku), jeśli jest on wymagany do formalnego rozpoczęcia wypoczynku.
Ważne orzecznictwo: Samo złożenie wniosku przez pracownika nie uprawnia go do zaprzestania pracy. Jak wskazał Sąd Najwyższy (wyrok z 13 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 99/98), do rozpoczęcia urlopu niezbędna jest akceptacja pracodawcy. Samowolne udanie się na wypoczynek może zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność.
Swoboda decyzji a dyskryminacja
Ostateczna decyzja o kształcie planu urlopów należy do pracodawcy. Choć powinien on brać pod uwagę sugestie pracowników, nie jest nimi związany, jeśli kolidują one z koniecznością zapewnienia ciągłości pracy.
Odmowa udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika nie wymaga pisemnego uzasadnienia, jednak nie może nosić znamion dyskryminacji.
- Przykład: Niedopuszczalne jest systemowe odmawianie urlopów w okresie wakacyjnym osobom bezdzietnym i przyznawanie pierwszeństwa rodzicom dzieci w wieku szkolnym wyłącznie na podstawie kryterium rodzicielstwa.
Sytuacje, w których wniosek jest wiążący
Prawo pracy przewiduje wyjątki, w których pracodawca musi zaakceptować termin urlopu wskazany przez pracownika:
- Wniosek o urlop bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (dotyczy to zarówno matki, jak i ojca korzystającego z uprawnień rodzicielskich).
- Wniosek pracownika młodocianego (uczęszczającego do szkoły) o urlop w okresie ferii.
Osobną kategorią jest tzw. urlop na żądanie (art. 167² k.p.). Co do zasady pracodawca ma obowiązek go udzielić, jednak orzecznictwo (wyrok SN z 28 października 2009 r., II PK 123/09) dopuszcza odmowę w skrajnych przypadkach, gdy obecność pracownika jest niezbędna dla ochrony żywotnych interesów firmy.
Konstrukcja i ogłaszanie planu
Plan urlopów powinien:
- Obejmować pełny wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku (w tym zaległy).
- Pomijać 4 dni tzw. urlopu na żądanie.
- Zawierać konkretne daty wypoczynku (wymagana precyzja we wnioskach pracowniczych).
Zaleca się, aby plan powstał przed 1 stycznia danego roku. Po jego ustaleniu pracodawca ma obowiązek podać go do wiadomości załogi w sposób przyjęty w danej firmie (np. intranet, tablica ogłoszeń). Od tego momentu dokument staje się wiążący.
Czy plan wystarczy, by iść na urlop?
W doktrynie ścierają się dwa podejścia:
- Plan jako samodzielna podstawa: Przykładowo zgodnie z uchwałą SN z 6 marca 1980 r., sygn. akt V PZP 7/79, jeśli plan został ogłoszony z wyprzedzeniem, pracownik nie musi być dodatkowo zawiadamiany i może udać się na wypoczynek.
- Konieczność potwierdzenia: Wiele firm stosuje dodatkową procedurę, np. wymóg wypełnienia „karty urlopowej” tuż przed wolnym. SN w wyroku z 5 września 1979 r. (sygn. akt I PRN 82/79) potwierdził, że pracodawca może wymagać takiego ostatecznego wyrażenia zgody (w wyroku tym czytamy: Plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie – najczęściej – wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową).
Jeśli jednak regulacje wewnętrzne milczą na temat dodatkowych wniosków, pracownik ma prawo planować wyjazd (np. opłacić wycieczkę) w oparciu o sam plan. Wycofanie się pracodawcy z tych ustaleń rodzi ryzyko konieczności zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów.
Przesunięcie terminu urlopu
Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą inicjować zmianę zaplanowanego terminu, ale odbywa się to na różnych zasadach.
- Z inicjatywy pracownika: Pracownik może wnioskować o zmianę terminu, podając ważne przyczyny osobiste. Pracodawca nie ma obowiązku przychylić się do tej prośby.
- Obligatoryjne przesunięcie (z mocy prawa): Pracodawca musi przesunąć urlop, jeśli pracownik nie może go rozpocząć z przyczyn usprawiedliwionych, takich jak np.:
- czasowa niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyński.
Katalog powyższych przesłanek nie jest zamknięty. To oznacza, że przesunięcie terminu zaplanowanego wcześniej urlopu spowoduje zaistnienie również innych usprawiedliwionych okoliczności uniemożliwiających obecność w pracy.
- Z inicjatywy pracodawcy: Przełożony może jednostronnie zmienić termin zaplanowanego urlopu tylko wtedy, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. Jest to decyzja uznaniowa pracodawcy, podyktowana szczególnymi potrzebami zakładu pracy i nie wymaga zgody podwładnego.
